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Coach – Projetos

Coach – Projetos


Projetos e Gerenciamentos

Para podermos transformar um desejo em algo concreto, precisamos criar um processo que chamamos de “projeto”. Os projetos são subdivididos em grupos de estudos distintos que mantém uma interdependência funcional. Quanto mais harmônica este interdependência, maior a probabilidade de atingirmos o nosso objetivo final.
Já passamos por algumas fases comportamentais para entendermos como podemos atingir nossos objetivos. Já sabemos quanto evoluímos no tempo, quais são os nossos valores, os nossos propósitos de vida e onde queremos chegar. Analisamos a nossa personalidade e comportamentos para podermos verificar o que já possuímos ou precisamos desenvolver para atingir os nossos objetivos. Estudamos como atuamos em posições de liderança e quais são as nossas prioridades através da roda da vida. Soubemos como nos portamos em momentos de stress, entendemos nosso efeito sombra, conhecemos os campos de força para atuarmos e as nossas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças.
Nesta fase, com todos os aprendizados que passamos, já sabemos exatamente o que queremos e podemos desenvolver. Já foram removidos os desejos inatingíveis, os desejos com probabilidade de sucesso baixa. Agora vamos partir para a parte de execução do projeto, uma vez que já temos os requisitos comportamentais e técnicos básicos para realizá-los. Vamos executar o nosso cronograma em fases.
Abaixo, temos algumas fases do projeto que precisam, inicialmente, serem feitas. Outras fases existem mas não vamos detalhar aqui. Vamos nos deter nas principais para poder mostrar a necessidade de um processo. Vários cursos existem no mercado, com tempos de execução diversos.
  1. Processos de Iniciação. Vamos escrever detalhadamente o que queremos e o que conseguiremos atingir quando o projeto estiver concluído. Quanto mais informações foram colocadas nesta fase, mais fáceis serão as descrições das próximas fases.
  2. Processos de Planejamento. Dentro desse processo, precisamos ter em mente os principais subprocessos, a saber:
2.1. Planejamento da Execução do Projeto.
Nesta fase, vamos detalhar todas as fases de execução do projeto. Todos os cursos técnicos e emocionais que precisaremos fazer, quando iremos fazer, se podem ser feitos em paralelo ou tem que serem feitos sequencialmente. Materiais que serão necessários para a execução do nosso objetivo quando se tornar realidade, se devemos adquirir ou se já possuímos (e se precisam de manutenção), se precisamos de um lugar físico próprio, se podemos dividir o local com outras atividades semelhantes ou se será virtual, se necessitamos ou queremos ter CNPJ ou podemos fazer como pessoas físicas, se termos que nos registrar em algum órgão de classe, se teremos funcionários, quando iremos iniciar a divulgação das atividades para conquistarmos clientes, entre várias outras atividades necessárias.
2.2. Planejamento dos Custos do Projeto.
Nesta fase iremos adequar o que necessitamos descrito na fase do planejamento da execução com os recursos financeiros existentes. Esta fase é de fundamental importância visto que precisamos saber se teremos à nossa disposição os valores necessários para execução das atividades em paralelo, quando possível, ou se teremos que deslocar no tempo algumas atividades para permitir a entrada de recursos. Também, através dos custos, podemos reduzir os nossos objetivos para se adequar à realidade, mantendo o que foi retirado para outra etapa após a conclusão deste projeto.
2.3. Planejamento dos Riscos do Projeto.
Nesta fase, precisaremos ter uma visão de possíveis obstáculos que poderemos encontrar na execução do nosso projeto. Precisaremos estar preparados para, caso aconteça, como iremos proceder para transpor estes obstáculos. Pode ser desde uma elevação não prevista de custos, dificuldade em encontrar pontos físicos para instalar o nosso negócio, burocracias para abertura de CNPJ, entre outros obstáculos.
  1. Processos de execução. Nesta fase, vamos por em execução o que planejamos na fase 2.1, com atenção nas fases 2.2 e 2.3.
  2. Processo de monitoramento e controle. Nesta fase, precisamos saber como iremos controlar se o que estamos fazendo está realmente nos levando para onde planejamos. Podem acontecer alguns eventos que nos desviarão do caminho e precisarão ser corrigidos antes que tempo e dinheiro sejam gastos sem necessidade, inviabilizando o projeto como um todo.
  3. Processos de Encerramento. Precisaremos saber quando as etapas planejadas estiverem concluídas, sem deixarmos para trás alguma ação que poderá trazer inconvenientes no futuro. Se quisermos, nesta fase, aumentarmos o nosso projeto, deverá ser desenvolvido um novo projeto, iniciando nesta fase. Se não o fizermos, a probabilidade de nos perdermos na execução das tarefas será alta.
Caminho Crítico
De todos os processos acima, vamos focar nas etapas 2.1 e 2.2. O ideal seria fazer todos os cursos, todas as aquisições e demais itens em paralelo, ou seja, juntos. Assim, concluiremos o nosso projeto mais rápido e concluiremos o nosso objetivo em tempo recorde. Porém temos as seguintes perguntas: Existem recursos monetários para gastar toda a verba conjuntamente? Cada pessoa que irá trabalhar tem tempo e condições racionais para fazer vários cursos simultaneamente? Aprenderá o que precisa? Se precisarmos nos registrar em algum órgão de classe poderemos fazer antes de terminarmos o curso? Se precisarmos reformar algum espaço físico, poderemos colocar os equipamentos antes do término da reforma?
Obviamente, teremos respostas que não serão possíveis. Desse modo, precisamos criar uma sequência de atividades que conhecemos por “Caminho Crítico”. O caminho crítico é a sequência de tarefas que têm que serem executadas após o término da anterior. Não podem ser feitas conjuntamente. Assim, analise todas as necessidades do item 2.1 e encontre o caminho crítico do seu projeto em função do tempo. Este será o tempo mínimo de execução do seu projeto e realização do seu desejo.
Após a definição do caminho crítico, relacione outras tarefas que deverão ser alocadas em sequência, porém com prazos de execução inferiores ao do caminho crítico. Fazendo dessa maneira, você terá uma visão geral de seu projeto, quando deve iniciar uma atividade e quando deve conclui-la, de acordo com as necessidades e oportunidades do cronograma geral. Estas outras tarefas serão alocadas em paralelo com o caminho crítico.
No exemplo acima, temos o caminho crítico representado pela soma das tarefas 01, da tarefa 05 e da tarefa 08 para atingirmos o encerramento.
A tarefa 03 e a tarefa 04 apesarem de serem sequenciais, têm tempo de duração inferior à soma da tarefa 01 e da tarefa 05 e não dependem de outras tarefas para iniciar. Então são colocadas em paralelo a tarefa 01 e a tarefa 05, deixando uma folga para o término acontecer antes do início da tarefa 08. A tarefa 08 precisa do término da tarefa 04 e da tarefa 05 para iniciar.
A tarefa 06 não depende de outras tarefas para iniciar e seu término somente é necessário para o encerramento do processo. O seu tempo de duração é inferior às tarefas do caminho crítico. Assim colocaremos a tarefa 06 onde melhor poderemos aproveitar os nossos recursos, porém com término antes do término da tarefa 08.
Estes são os conceitos básicos da preparação e execução de um cronograma de um projeto. Se você não pertence a área de projetos, poderá usar uma planilha de Excel para fazer o seu cronograma fundamental.
Exemplo de um cronograma de atividades
Agora está em suas mãos a execução do que você deseja fazer. Você já se conhece e tem os recursos necessários para tal.
Mãos a obra!
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